Intranet & Extranet, des espaces dédiés à la communication

Avec la digitalisation des échanges professionnels, la création d’un espace client sécurisé est rapidement devenue indispensable pour les entreprises. Que ce soit un extranet ou un intranet, ce portail numérique permet d’échanger avec les partenaires de l’entreprise (collaborateurs, prospects, clients et fournisseurs). Alors, comment mettre en place cet espace sécurisé ? Quels en sont les usages et les bonnes pratiques ?

L’agence Rollingbox vous accompagne dans le développement d’espace client, intranet et extranet grâce à un savoir-faire de plus de 14 ans.

Définition et usages d’un espace client, intranet et extranet

Un espace client, un extranet et un intranet sont avant tout des sites Internet sécurisés répondant à des besoins spécifiques.

La première caractéristique de ce type de plateformes est son accessibilité restreinte à un certain profil d’utilisateurs. À l’aide d’identifiants uniques (e-mail et mot de passe), vos partenaires auront accès à de nombreux documents partagés comme des documents, des images ainsi que des vidéos. Les partenaires concernés peuvent être aussi bien des prestataires extérieurs, des clients, des fournisseurs.

Ensuite, un intranet se destine essentiellement à un échange d’informations entre collaborateurs d’une même entreprise. L’intranet est un portail web uniquement accessible depuis le réseau informatique de l’entreprise. A contrario, un extranet peut être consulté dans le monde entier avec une connexion Internet.

De plus, l’agence Rollingbox conçoit des espaces client, intranets et extranets multi-supports. Plus précisément, vous pouvez accéder à cette plateforme sécurisée depuis votre ordinateur, votre tablette et même votre smartphone. Notre équipe vous assure une parfaite compatibilité mobile.

Le succès d’un espace client, d’un extranet ou bien d’un intranet s’explique également par leurs nombreux usages et avantages.

Intranet / extranet : Des usages divers et variés

Intranet comme extranet, cette plateforme numérique répond à des besoins précis de l’entreprise. Chaque entreprise dispose de sa propre organisation, cet espace sécurisé doit donc offrir souplesse et adaptabilité.

D’autre part, les usages d’un espace client / fournisseur sont – à l’heure actuelle – relativement nombreux. Les experts Rollingbox vous listent les trois principaux :

• Gestion de l’information,
• Gestion de la production,
• Et gestion des ressources.

Gestion de l’information

Extranet et intranet sont, en premier lieu, des supports d’échange de fichiers, de dossiers et de partages d’idées entre collaborateurs, prestataires et fournisseurs. Source fiable d’informations, ils peuvent accueillir facilement un grand nombre de documents comme :

• L’ensemble des contrats établis,
• Une liste de prix des produits et services,
• Des bons de commande,
• Des factures fournisseurs,
• Du contenu marketing dédié (médias et supports de communication, documentation produits, etc.),
• Des documents propres à l’entreprise (organigramme, règlement intérieur, notices, etc.),
• Les procédures de service après-vente,
• Etc.

Gestion de la production

Ces différents espaces sécurisés peuvent être également considérés comme des outils d’aide au pilotage de votre activité. D’une part, ils centralisent tous les échanges entre collaborateurs et interlocuteurs extérieurs via un système de messagerie électronique (boîte de réception, messages envoyés, etc.). Ces derniers peuvent éventuellement réaliser des visioconférences à partir de cet outil numérique.

Ensuite, ils offrent la possibilité de gérer efficacement les plannings de chaque service de l’entreprise. Ainsi, vous pourrez prévoir les actions à mener et y associer les acteurs intervenant sur le projet.

Gestion des ressources

Bien que ce troisième point concerne davantage à l’intranet, ce type de plateforme en ligne sécurisée permet d’exploiter de façon optimale l’ensemble des ressources de l’entreprise à savoir :

• La gestion des fiches de paie,
• La planification des congés,
• L’aspect comptabilité et financier de l’entreprise,
• Le support et helpdesk,
• La gestion des clients (informations commerciales, historiques des commandes, etc.),
• Etc.

Les avantages de ce site web sécurisé

Espace client comme extranet et intranet présentent un grand nombre d’avantages au quotidien. Et cela concerne aussi bien pour les collaborateurs de l’entreprise que les prestataires externes. L’agence Rollingbox vous énumère les principaux avantages de la mise en place d’un espace client / fournisseur :

• Simplification du partage d’informations entre différents intervenants (clients, fournisseurs et partenaires),
• Amélioration de la relation commerciale avec les sociétés externes,
• Possibilité aux équipes internes de collaborer directement en ligne lors d’un projet,
• Optimisation de la qualité du service client,
• Sécurisation des données sensibles sur la plateforme en ligne,
• Et gain en productivité grâce à une fluidification des échanges collaboratifs.

Le choix de mettre en place cette solution digitale

Instaurer un tel outil collaboratif au sein de l’entreprise doit être entièrement justifié de façon à garantir son succès auprès de l’ensemble des collaborateurs. L’agence Rollingbox énumère à vos côtés les principaux facteurs de réussite d’un espace client / fournisseur :

• Il doit répondre à une réelle demande de la part des utilisateurs. Ces derniers doivent rapidement identifier les bénéfices à utiliser cette plateforme dédiée et sécurisée,
• L’outil doit être intuitif afin que l’utilisateur trouve rapidement l’information dont il a besoin. Pour cela, notre équipe développe des intranets et extranets dotés d’interfaces orientées utilisateurs ainsi qu’un moteur de recherche efficient,
• Il est impératif de désigner un administrateur pour piloter efficacement l’outil de communication,
• L’espace sécurisé doit intégrer l’envoi automatique d’une alerte lorsqu’un nouveau contenu est ajouté. Cela permet, d’une part, de conserver un lien entre l’utilisateur et la plateforme. Et d’autre part, inciter les utilisateurs à la consulter régulièrement.

Une prestation sur-mesure signée Rollingbox

Agence de communication digitale en pleine expansion sur Versailles et Lyon, Rollingbox est spécialisée dans la conception et le déploiement d’espaces client ainsi que d’extranets. Nous réalisons ces projets pour le compte de PME / ETI et de Grands Comptes de tous secteurs d’activité.

Nos experts réalisent ce développement unique en accord avec la charte graphique de l’entreprise ainsi que sa stratégie marketing. Pour vous, nous nous chargeons de :

• L’habillage graphique,
• L’hébergement,
• Du nom de domaine,
• La gestion des droits,
• La gestion du contenu,
• Et de l’interfaçage avec votre outil CRM et votre site Internet existant.

Ce service de développement sur-mesure s’ajoute à notre portefeuille d’activités regroupées en 4 pôles :

• Stratégie digitale : conseil en marketing digital, audit site Internet, audit SEO, identité visuelle,
• Création de sites Internet : site vitrine, site e-commerce, application mobile, refonte,
• E-marketing : référencement naturel, liens sponsorisés, Socials Ads, création de contenus, community management et e-mailing,
• Inbound marketing : développement stratégie, marketing automation, content et influence marketing.

Concrétisez vos projets numériques en vous faisant accompagner par les experts Rollingbox. Notre équipe est à votre écoute pour échanger à propos de vos besoins, par téléphone, au 01 74 07 12 50 ou à l’aide du formulaire de contact en ligne.