Les 5 problèmes de communication interne les plus courants et comment les résoudre

Pour commencer, la communication interne est essentielle au succès de toute organisation. C’est le pont qui relie les employés, les services et la direction. Malheureusement, ce n’est pas toujours un pont facile à construire ou à entretenir. De nombreuses entreprises connaissent des problèmes de communication interne courants qui peuvent avoir de graves conséquences. Qu’il s’agisse de l’absence d’un plan de communication clair ou de l’absence des bons outils en place, les problèmes peuvent être nombreux. Dans cet article, nous examinerons les cinq problèmes de communication interne les plus courants et la façon dont vous pouvez les résoudre.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne est l’ensemble des interactions qui ont lieu entre les employés d’une organisation. Elle peut être divisée en trois catégories principales : L’objectif est de garder tout le monde informé, connecté et motivé.

Problème 1 : Absence de plan de communication interne clair

Dans de nombreuses organisations, les managers sont responsables de la communication avec leurs équipes et avec les autres départements. Cependant, la plupart des managers ont d’autres responsabilités qui occupent la majorité de leur temps. Cela peut laisser la responsabilité de la communication avec les autres départements aux employés de l’organisation.

Malheureusement, de nombreux employés ne sont pas sûrs de la manière dont ils doivent communiquer avec les autres équipes ou services. L’absence de plan de communication peut conduire les employés à garder des informations pour eux ou à ne pas se sentir à l’aise pour partager leurs idées et leurs opinions avec d’autres départements ou équipes. Il peut en résulter une augmentation des erreurs et des malentendus qui affectent la productivité de l’ensemble de l’organisation. Un plan de communication vous aidera à organiser la manière dont vous échangez avec les autres services et équipes, ce que vous communiquerez et quand vous le communiquerez.

Une stratégie de com’ peut comprendre les éléments suivants :

• Qui sont les parties prenantes importantes de votre organisation ?
• Quel type de communication utiliserez-vous ?
• Où devez-vous communiquer ?
• Quand devez-vous communiquer ?
• Pourquoi devez-vous communiquer ?
• Comment communiquez-vous ?
• À quelle fréquence communiquez-vous ?

Problème 2 : Manque d’outils de communication appropriés

L’efficacité d’un plan de communication dépend des outils que vous utilisez pour communiquer. Si les outils que vous utilisez pour échanger sont vieux, dépassés et peu conviviaux, peu importe la qualité de votre plan de communication. Il ne fonctionnera pas:

• Le courrier électronique est l’outil de communication bureaucratique le plus courant. Malheureusement, c’est aussi le plus inefficace. Il peut conduire à une surcharge d’informations, à des erreurs de communication et à la désaffection des gens.
• La surcharge d’e-mails est très courante dans la plupart des organisations. Selon des études, l’employé moyen reçoit plus de 100 courriels par jour. Avec un tel nombre de mails à traiter, il est facile de se laisser distraire et de ne plus se concentrer sur les tâches importantes à accomplir.
• Les courriels peuvent également entraîner des erreurs de communication. Si vous n’incluez pas toutes les informations nécessaires dans votre message, le destinataire risque de ne pas s’y retrouver.

Problème 3 : mauvaise communication interne entre les services

Si vous avez du mal à communiquer avec un service, il est probable que vous aurez des problèmes similaires avec d’autres services. Une mauvaise communication entre les services peut avoir un effet de ruissellement. Si les employés d’un service ne se sentent pas à l’aise pour communiquer avec un autre service, ils peuvent décider de garder les informations pour eux. Cela aura des répercussions sur les départements avec lesquels ils travaillent et créera un effet d’entraînement dans toute l’organisation. Pour résoudre ce problème, il est important que vous examiniez la manière dont vous communiquez avec les autres services.

La communication reste-t-elle positive ou renforce-t-elle la communication négative ? Si vous remarquez une tendance à la communication négative, vous pouvez prendre le temps de réfléchir aux raisons de cette situation et à ce que vous pouvez faire pour la changer.

Problème 4 : Manque de clarté des messages

Les messages clés que vous souhaitez communiquer sont-ils clairs et concis ? S’ils ne le sont pas, ils risquent de ne pas vous être utiles. Un manque de clarté dans vos messages peut conduire les employés à ignorer ou même à manquer des informations clés. Cela peut être particulièrement problématique en période de changement. Sans messages clairs pour les guider à travers ces changements, les employés peuvent se sentir perdus, anxieux ou confus quant à l’avenir de l’organisation.

Problème 5 : Trop de canaux de communication

Est-il possible d’avoir trop de canaux de communication ? Oui, c’est possible. Un trop grand nombre de canaux de communication peut entraîner une surcharge d’informations et de la confusion. Les employés peuvent également se sentir obligés de consulter plusieurs plateformes et manquer des informations importantes.

Solutions aux problèmes courants de communication interne

Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour résoudre les problèmes décrits ci-dessus. Vous pouvez prendre les mesures suivantes pour aider à améliorer votre communication interne :

• Organisez des réunions d’équipe hebdomadaires ou bihebdomadaires. Ces réunions peuvent vous aider à maintenir une communication cohérente au sein de l’organisation et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent problématiques.
• Utilisez une plateforme de communication qui vous permet de disposer de plusieurs canaux de communication. Cela vous permettra de rester cohérent dans votre communication et de traiter plus d’un problème à la fois.
• Demandez-vous si vous devez communiquer autant que vous le faites actuellement. Cela vous aidera à réduire le nombre de communications que vous effectuez.
• Prenez le temps de réfléchir aux modes de communication que vous avez remarqués et à ceux que vous aimeriez voir. Cela vous aidera à identifier les points à améliorer et à créer un plan de communication qui fonctionne pour vous et votre organisation.

Conclusion

Pour conclure, la communication interne est essentielle au succès de toute organisation. Elle est le pont qui relie les employés, les services et la direction. Malheureusement, ce n’est pas toujours un pont facile à construire ou à entretenir. De nombreuses entreprises connaissent des problèmes de communication interne courants qui peuvent avoir de graves conséquences. Qu’il s’agisse de l’absence de stratégie claire ou de l’absence des bons outils en place, les problèmes peuvent être nombreux.

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