Augmenter la productivité de mon entreprise

Revoyons ensemble ce que productivité signifie. La productivité est le rapport entre la production (bien ou services de votre entreprise) par rapport à l’humain (vos salariés, équipes…). Ces deux aspects sont donc primordiaux à améliorer si vous souhaitez voir la productivité de votre entreprise croître. De ce fait, il est important aujourd’hui de prendre en compte votre secteur d’activité, votre produit, son message… Mais également l’aspect humain de votre entreprise. L’environnement de vos locaux se doit d’offrir à ses salariés un confort que beaucoup de candidats et employés recherchent aujourd’hui. Le but étant de faire créer des bénéfices, un cadre de travail optimal pour permettre à votre entreprise d’être la plus efficace possible. 

Plus largement, la productivité vous permet donc de mesurer l’efficacité de votre entreprise dans l’utilisation de ses ressources matérielles/immatérielles. 

Revoir vos processus actuels 

En effet, plusieurs aspects seront à prendre en compte lors de cette analyse. Ces étapes seront :

– Qu’est-ce que la productivité pour votre entreprise ?
– Établissez des minis objectifs à atteindre
– Identifiez vos normes et vos repères
– Mesurez et challengez quotidiennement les échecs que rencontreront votre entreprise lors de ces processus de production. 

Vous pensez que vos processus de production sont efficaces ? Mais pour autant, les chiffres ne suivent pas ?
Pensez à revoir vos process afin de maximiser leurs effets. Il est important lors de cette prise de recul de garder en tête la vision et les objectifs de bases de votre entreprise. 

À cette étape-là, pourquoi ne pas cartographier vos différents process dans le but d’ avoir une vue globale sur les différents axes d’améliorations. 

Il vous sera alors plus simple de prendre connaissances des différentes étapes de production et donc d’en tirer des points de frictions. Vous serez par exemple en mesure de déterminer là où votre entreprise peut potentiellement gaspiller de la productivité et donc d’en améliorer certains aspects afin de maximiser vos process. 

La technologie au cœur de votre production 

De nombreux outils, permettent aujourd’hui de gérer efficacement et rapidement les processus de productivité d’une entreprise. Entre automatisation et centralisation, vos documents et ressources seront facilement accessibles et s’organiseront même de manière intelligente. 

Certains outils vous permettront alors d’accroitre votre rentabilité et donc d’améliorer vos parts de marché. En effet, il est souvent question de problèmes qui lient directement la relation client ou alors le parcours utilisateur. De ce fait, quelques-uns de ces outils seront un allié indispensable dans la croissance de votre entreprise.  Voici quelques exemples qui vous permettront d’améliorer considérablement votre productivité : 

• L’achat en ligne. Cela peut sembler banal, mais il permet de gagner énormément en énergie et donc en efficacité. Le fait d’automatiser et de centraliser les factures sera un réel gain de temps pour vos équipes internes en charge de ces tâches. Cela permettra à vos salariés de se concentrer sur davantage de missions qui amélioreront la productivité de votre entreprise.

• Le système de gestion de stocks. Cet outil de gestion vous permettra de favoriser la réduction de nombres de vos stocks, améliorera votre rentabilité et sera en mesure de répondre efficacement et plus rapidement aux besoins de vos consommateurs. Grâce à cela, il vous sera beaucoup plus simple de suivre les différentes commandes passées et le roulement de stock de votre entreprise. En plus, il vous sera possible de dégager des temps forts de commandes et donc adapter intelligemment votre stock en fonction de l’activité de votre entreprise. 

Cet outil, en plus d’une amélioration de la gestion de vos stocks, permettra la récupération de données. En effet, si un nouveau client ou bien un nouveau fait son apparition, ces outils lui proposeront de remplir des champs d’informations de sorte à enregistrer et sauvegarder des données relatives à ces derniers. 

Des outils à votre disposition 

Un petit plus pour votre entreprise. Notre équipe d’experts vous a préparé une liste de conseils/ d’axes d’améliorations qui faciliteront votre travail en entreprise. 

• Hellosign :
  Un outil indispensable dans la gestion de la « paperasse » généralement associé à quelque chose d’ennuyeux. Regroupez et signez rapidement tous les documents de votre entreprise grâce à cet outil qui met à disposition et à un seul endroit tous vos documents. Ses principales fonctionnalités correspondront à :
  – Recevoir et envoyer des notifications automatiques
  – Changer la langue de cet outil (jusqu’à 22 langues différentes)
  – Des modèles de documents
  – Signer, modifier et compléter rapidement les documents de votre entreprise.
  – Une version responsive efficace pour signer et avoir une vision sur vos documents où que vous soyez.

• Buffer :
  Pour la gestion de vos réseaux sociaux. Cet outil vous permettra de programmer et anticiper la communication de vos réseaux sociaux. Il est primordial, d’avoir une communauté active. En effet, le fait de communiquer et relayer des infos sur votre entreprise sur vos réseaux créeront à votre communauté un sentiment d’appartenance et donc de participer activement à la vie de votre entreprise. Avec son système d’alerte commentaires ou plus généralement d’actions sur vos posts, il vous sera beaucoup plus simple de réagir aux questions de votre communauté. Ses fonctionnalités principales seront :– Buffer engagement : C’est ce qui vous permettra d’avoir une alerte pour tous commentaires, pour pouvoir par la suite y répondre rapidement.– Publications : gérer et prévoyez simplement vos différentes campagnes sur vos réseaux sociaux.– Analyses puissantes : Cet outil vous offrira la possibilité de voir les résultats de vos posts (likes, engagements…)– Planificateur de hashtags : Grâce à cette fonctionnalité, pré rentré des hashtags pour les insérer dans chacune de vos publications.

• Hubstaff :
  Voici un autre outil que notre équipe d’expert peut vous conseiller. Il s’agit d’un outil commercial qui vous permettra de suivre avec précision l’activité de vos salariés. Les principales fonctionnalités seront alors :
  – Hubstaff Time : Pour avoir une vision globale sur la productivité de vos employés
  – Hubstaff Desk : Des données de temps pour chaque projet
  – Hubstaff Field : Pour connaitre le suivi de temps et pointage de vos employés
  – Hubstaff Tasks : Pour diriger vos projets agiles
  – Hubstaff Talent : Recruter rapidement de nouveaux talents à l’international
  – Le tout en version responsive. 

Une stratégie de process évolutive

Quelques axes d’améliorations 

En effet, les entreprises font face aujourd’hui à une perpétuelle évolution du digital. Il leur faut donc être les plus flexibles possible afin de pouvoir adapter, puis améliorer leurs processus de productivité. Et cela se traduit par plusieurs petites actions ou encore habitudes qui avec le temps peuvent grandement améliorer les processus de productivité des entreprises. 

Voici une liste de quelques stratégies à adopter :

• Prendre des pauses pendant et entre chaque tâche :  Il est dit que le cerveau, après 45 min de concentration sur une même tâche, perd en énergie et en efficacité. Ne vous acharnez pas et faites des pauses. Grâce à ces temps pris pour vous, vous décuplerez votre performance, votre créativité et votre réceptivité.

• Se fixer des deadlines “des limites de temps” :  Il est important de vous fixer des objectifs de temps sur vos tâches quotidiennes. Avec cela, vous ne passerez plus un temps incertains sur vos missions, serez plus efficace et naturellement votre cerveau organisera vos pensées afin de se concentrer sur une tâche à la fois. Cela vous aidera à correctement planifier vos temps de travail sur chacune de vos tâches.

• S’attribuer les tâches les plus compliquées en début de journée :  Concentrer vous et priorisez les tâches qui nécessitent le plus de temps et d’énergie pour vos tâches urgentes. En effet, cela vous permettra de respecter parfaitement les deadlines mais aussi d’accroitre votre motivation en voyant que vous respectez vos priorités.

• Déterminer les priorités : Utiliser par exemple des techniques qui vous permettront de prioriser certaines tâches si vous n’arrivez pas à le faire de vous-mêmes. La méthode NERAC est, par exemple, un très bon moyen de dégager des axes de priorité sur vos tâches. Il s’agit d’une méthode d’organisation du travail afin de gagner en efficacité dans la gestion de son temps.

• Organiser votre espace de travail : Il est commun de dire “une maison bien rangée pour un esprit tranquille” et bien ça vaut aussi pour votre espace de travail ! En organisant et rangeant votre bureau, vous serez dans des conditions optimales pour effectuer vos tâches quotidiennes. Un espace de travail bien organisé ne sera que bénéfique pour votre productivité.

• Utiliser le bon outil de gestion : Afin de maximiser l’efficacité de toutes vos équipes et principalement de celles de la “paperasse” de votre entreprise. Mettez en place un logiciel qui vous permettra d’automatiser et centraliser vos documents/factures, la gestion de votre répertoire clients, le planning de vos équipes…

• Se former aux nouvelles technologies : N’hésitez pas à vous renseigner sur les différentes formations que vos services internes peuvent vous offrir. En effet, apprendre par vous-même est une bonne chose, mais il sera plus pertinent, par exemple, de dédier une journée à vous et votre équipe pour vous former sur des logiciels et autres outils qui amélioreront votre processus de productivité.
  
• Être agile sur une approche sans cesse évolutive : Faites ressortir les forces et les faiblesses de votre entreprise. De nombreux PDG d’entreprise auront comme objectif et en tête de faire du chiffre et produire encore et encore. Seulement, en déstructurant complètement vos processus de productivité, vous serez en mesure de dégager des points de frictions. Après cela, élaborer des stratégies afin d’améliorer et d’accroitre votre processus de productivité. 

Rollingbox

Notre équipe d’expert est là pour vous ! Rollingbox agence digitale 360, accompagne depuis plus de 10 ans maintenant ses clients dans leur transformation digitale. Vous avez un projet évolutif pour votre entreprise en tête ? Contactez-nous pour échanger sur vos projets et nous vous guideront dans l’élaboration d’une stratégie efficace.

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